Усі студенти, аспіранти, працівники (науково-педагогічні та адміністративні), які впродовж академічного року без оформлення відпустки (для працівників) та не у вихідні дні  перетинають державний кордон, повинні оформити закордонне відрядження.

Список документів для оформлення наказу про відрядження за кордон 

1. Подання від підрозділу або особиста заява на ім’я ректора університету за згодою (візою) декана факультету та завідувача кафедри. У даному документі необхідно вказувати:

• країну, місто і термін відрядження (з врахуванням часу на дорогу:1 або 2 дні в залежності від виду транспорту і 1 або 2 дні на повернення);
• мету відрядження;
• збереження чи незбереження заробітної плати на цей період;
• джерело фінансування відрядження.

2. Офіційне запрошення сторони, що приймає.
3. Переклад запрошенняукраїнською мовою.
4. Графік замін навчальних занять на період відрядження (для професорсько-викладацького складу).

.

Оформляючи відрядження за кордон, слід пам’ятати про те, що дати виїзду та повернення, зазначені в поданні або заяві, повинні відповідати реальним датам (підставою є відмітки у закордонному паспорті про перетин кордону).